Het vinden van een cateraar die in staat is om uw evenement te verrijken en uw visie om te zetten in heerlijke gerechten is niet altijd eenvoudig. Echter, zodra je de perfecte match hebt gevonden (Choux de Bruxelles en KTCHN Natural, natuurlijk!), moet je nog steeds met hem de talloze details bespreken die van jouw evenement een succes zullen maken. Om je te helpen bij deze taak, bieden we een “checklist” van de belangrijkste punten om rekening mee te houden om voorbereid te zijn op alle mogelijke gebeurtenissen die zich op de grote dag kunnen voordoen…
Bij elk evenement is er een grote kans dat ten minste één gast een specifiek dieet volgt vanwege een allergie (gluten, noten, lactose…) of religieuze overtuigingen (Kosher, Halal…). Om de meerderheid tevreden te stellen, is het cruciaal om er zeker van te zijn dat jouw cateraar een alternatief biedt voor het hoofdmenu dat rekening houdt met deze bijzonderheden. Jouw cateraar zal waarschijnlijk vragen naar een schatting van het aantal speciale menu’s dat nodig is, dus denk er ook aan om ruimte op de antwoordkaart van je uitnodiging te reserveren om dit type informatie te vermelden.
De mogelijkheden voor service tijdens een evenement zijn talrijk en gevarieerd. Om je keuze hieruit te maken, moet je nadenken over de sfeer die je aan je evenement wilt geven.
Een zittend diner (of banket) is een must voor bruiloften. Maar je kunt je evenement een dynamischer sfeer geven door te kiezen voor een buffet, walking dinner, of zelfs live cooking stations waar je gasten op hun gemak kunnen rondlopen en nieuwe ontdekkingen kunnen doen.
Ditzelfde geldt voor drankjes. Kies voor doorlopende tafelservice of circulatie van drankjes op een dienblad in de zaal om te voorkomen dat gasten aan de bar moeten wachten.
Om een onaangename verrassing op de grote dag te voorkomen, is het belangrijk om met je cateraar af te spreken welke producten en/of diensten zijn inbegrepen in de prijs. Is het servicepersoneel inbegrepen? Zo ja, tot hoe laat? Wordt het materiaal (tafelkleden, servetten, servies, bestek…) verstrekt?
Lijst al je behoeften op en ga deze lijst door met je cateraar om er zeker van te zijn dat je het eens bent over de organisatie van het evenement. Voer deze controle ruim van tevoren uit voor de datum van het evenement, zodat je een externe dienstverlener kunt inschakelen als bepaalde benodigde diensten niet door je cateraar worden geleverd (bloemendecoratie, muzikaal entertainment…).
Aarzel ook niet om je cateraar te vragen naar referenties van betrouwbare partners waarmee hij al heeft samengewerkt voor deze aanvullende diensten.
Informeer ook bij je cateraar naar de termijnen waarbinnen je wijzigingen in menu’s, schema’s of het aantal gasten moet melden. Omdat alles nauwkeurig is georganiseerd voor jouw tevredenheid, kan een last-minute wijziging soms de goede gang van zaken van je evenement in gevaar brengen.
Je hebt besloten om je gasten te verbazen met een vier meter hoog ijssculptuur, een geluids- en lichtshow en een vuurspuwer? Geweldig! Maar vergeet niet te controleren of de afmetingen van de zaal, de stedenbouwkundige vergunningen en de organisatie van de cateringservice geschikt zijn voor de uitvoering van je projecten…
Informeer je voor de grote dag over de mate waarin jouw aansprakelijkheid betrokken is bij schade die zich kan voordoen in de evenementenlocatie en daarbuiten. Is de locatieverstrekker verzekerd voor alle schade? Is het personeel van de cateraar en/of externe dienstverleners verzekerd voor incidenten tijdens de uitoefening van hun functies? Moet je een aansprakelijkheidsverzekering voor evenementen afsluiten?
Natuurlijk bieden de meeste kwaliteitscateraars die op maat gemaakte diensten leveren optimale begeleiding, van A tot Z, om van jouw evenement een totaal succes te maken!
Wil je meer weten?
